Odpre se v novem zavihku

Politika zasebnosti

Varstvo osebnih podatkov je ključno za vašo varnost in zasebnost.

Politika zasebnosti – Nogometni klub HRASTNIK

Zadnja posodobitev: 14. 9. 2026  |  Velja od: 14. 9. 2026

V Nogometni klub HRASTNIK se zavedamo, da nam zaupate podatke o sebi in o svojih otrocih. Ta dokument razumljivo pojasnjuje, katere podatke zbiramo, zakaj jih potrebujemo, kdo jih vidi, kako dolgo jih hranimo in kaj lahko od nas zahtevate.

1. Kdo je upravljavec vaših podatkov

  • Naziv: Nogometni klub HRASTNIK
  • Naslov: Naselje Aleša Kaple 9a, 1430 Hrastnik
  • Matična številka: 5277093996  |  Davčna številka: 47603143
  • E-pošta: info@nk-hrastnik.si  |  Telefon: 031 340 146
  • Kontaktna oseba za varstvo osebnih podatkov: predsednik kluba / sekretar kluba
  • Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO): ni imenovana, ker za to ni zakonske obveznosti; vprašanja o zasebnosti naslovite na info@nk-hrastnik.si.

Za vodenje članstva, obveščanja, treningov, tekem, naročil opreme in financ uporabljamo spletno aplikacijo Timli (DS Team, spletne storitve, Dejan Simić s.p.). Ponudnik aplikacije je naš pogodbeni obdelovalec — podatke obdeluje izključno po naših navodilih in jih ne uporablja za svoje namene. Sklenjena je pogodba o obdelavi osebnih podatkov v skladu s 28. členom GDPR.

2. Katere podatke zbiramo in od kod

Osebne podatke zbiramo neposredno od vas — prek spletnih obrazcev ob včlanitvi in ob dodajanju dodatnih otrok — ter posredno s tehničnim delovanjem aplikacije in spletne strani.

2.1 Pristopna izjava — ob prvi včlanitvi

Ko se včlanite prek spletne strani (stran /pristopna-izjava/), zberemo naslednje podatke:

Podatki o starši oziroma zakonitem skrbniku (pri mladoletnih članih) ali o polnoletnem članu:

  • ime in priimek,
  • e-poštni naslov — postane tudi uporabniško ime za dostop do aplikacije,
  • geslo za dostop do aplikacije — shranjeno izključno v šifrirani obliki, nikoli posredovano v e-pošti ali PDF-u,
  • naslov (ulica in hišna številka), poštna številka in kraj,
  • telefonska številka,
  • državljanstvo.

Podatki o članu oziroma igralcu:

  • ime in priimek,
  • spol,
  • datum rojstva,
  • kraj in država rojstva,
  • fotografija člana (oblika 3,5 × 4,5 cm) — za registracijo pri panožni zvezi in za klubske evidence; ni javno objavljena,
  • podatek o polnoletnosti,
  • podatek o statusu podpornega člana kluba.

Podatki o otrocih (pri starših z več otroki — za vsakega otroka posebej):

  • ime in priimek,
  • spol,
  • datum rojstva,
  • kraj in država rojstva.

Soglasja in podpis:

  • elektronski podpis pristopne izjave (risba podpisa z miško ali dotikom, shranjena kot slika),
  • kraj podpisa,
  • soglasje k pravilniku kluba,
  • soglasje za objavo fotografij in videoposnetkov (podrobnosti v poglavju 5).

Po uspešni oddaji pristopne izjave sistem samodejno ustvari:

  • uporabniški račun v aplikaciji za starša ali polnoletnega člana,
  • evidenčni zapis člana z vsemi zbranimi podatki.

Administratorju kluba je po e-pošti posredovana kopija pristopne izjave z vsemi podatki in PDF prilogo. Oddajatelju (staršu ali polnoletnem članu) je posredovano potrditveno sporočilo z imeni vpisanih oseb in povezavo do portala — brez priponke in brez ponavljanja osebnih podatkov.

2.2 Dodajanje nadaljnjih otrok

Obstoječi starš, ki želi vpisati dodatnega otroka (stran /dodaj-clana/), izpolni krajši obrazec. Podatki o starši (ime, e-pošta, naslov) se samodejno prevzamejo iz obstoječega zapisa v aplikaciji in niso znova vnašani. Zberemo le:

  • podatke o novem otroku (ime in priimek, spol, datum in kraj ter država rojstva),
  • soglasje za objavo fotografij in videoposnetkov za tega otroka,
  • elektronski podpis in kraj podpisa.

2.3 Trenerji, strokovni štab in vodstvo

  • ime in priimek, vloga v klubu,
  • e-pošta in telefonska številka,
  • portretna fotografija in kratek opis za javno predstavitev (samo za osebe, ki so javno prikazane na spletni strani),
  • uporabniški račun in dodeljene pravice v aplikaciji.

2.4 Finančni podatki

  • zneski vadnin, članarin in drugih obveznosti ter morebitni popusti,
  • datumi zapadlosti, plačilni status in zgodovina plačil,
  • podatki za UPN nalog in račun,
  • evidenca poslanih opominov.

Podatkov o plačilnih karticah ne zbiramo in ne hranimo. Plačila potekajo prek bančnega nakazila na klubski račun.

2.5 Naročila opreme

  • naročene postavke in velikosti, vrednost naročila, status,
  • kontaktni podatki naročnika.

2.6 Treningi in tekme

  • evidenca prisotnosti na treningih,
  • nastopi in statistika na tekmah.

2.7 Obiskovalci spletne strani

  • podatki iz kontaktnih obrazcev,
  • tehnični podatki obiska (IP-naslov, brskalnik, obiskane strani) in piškotki (glejte poglavje 11).

3. Zakaj podatke potrebujemo in na kakšni pravni podlagi

  • Vodenje članstva, treningov, tekem in obveščanja — izvajanje članskega razmerja (točka b, 6. člen GDPR). Brez teh podatkov včlanitev ni mogoča.
  • Registracija članov pri panožni zvezi in prijava na tekmovanja — izvajanje pogodbe in izpolnjevanje pravil zveze (točki b in c).
  • Obračun vadnin, članarin in izdaja računov — izvajanje pogodbe in zakonska obveznost (točki b in c).
  • Vodenje evidenc društva in poročanje financerjem — zakonska obveznost po Zakonu o društvih (točka c).
  • Objava fotografij in videoposnetkov — privolitev (točka a); podrobnosti v poglavju 5.
  • Sprejem pravilnika kluba — privolitev (točka a) ob podpisu pristopne izjave.
  • Varnost oseb, izterjava neplačanih obveznosti, obveščanje o klubskih dogodkih — zakoniti interes kluba (točka f).
  • Analitični piškotki — privolitev (točka a).

4. Otroci in mladoletni člani

Večina naših članov je mlajših od 18 let, zato temu delu posvečamo posebno pozornost.

  • Otroka v klub včlani starš ali zakoniti skrbnik s podpisom pristopne izjave prek spletne strani.
  • Podatke otroka obdelujemo v najmanjšem nujnem obsegu za vadbo, registracijo in tekmovanje.
  • Dostop do podatkov otroka imajo le pooblaščene osebe kluba: trener otrokove selekcije (samo svoje selekcije), vodja mladinskega pogona, sekretar in predsednik.
  • Starš prek svojega računa vidi izključno podatke svojih otrok.
  • Vsa soglasja, ki jih je podal starš, lahko ta kadar koli prekliče, ne da bi to vplivalo na samo članstvo otroka.
  • Ko član dopolni 18 let, pravice v zvezi s svojimi podatki uveljavlja sam.

5. Fotografije in videoposnetki

5.1 Fotografija za interne namene

Portretno fotografijo člana potrebujemo za registracijo pri panožni zvezi in za klubske evidence. Ta obdelava temelji na izvajanju članskega razmerja — ne na privolitvi. Fotografija ni javno objavljena.

5.2 Javna objava fotografij in videoposnetkov

Za objavo na spletni strani kluba, v novicah, na družbenih omrežjih in v klubskih tiskovinah potrebujemo vašo privolitev, ki jo pridobimo ob včlanitvi kot ločeno soglasje na pristopni izjavi.

  • Privolitev je prostovoljna. Njena odsotnost ne vpliva na članstvo, vadbo ali izbor v ekipo.
  • Privolitev lahko kadar koli prekličete s sporočilom na info@nk-hrastnik.si. Po preklicu gradiva ne bomo več objavljali; obstoječe objave bomo v razumnem roku odstranili s svojih kanalov.
  • Objavljamo športne in skupinske posnetke z dogodkov brez kontaktnih in občutljivih podatkov.
  • Pri fotografijah otrok praviloma ne objavljamo polnega imena in priimka, razen pri objavi rezultatov in postav.
  • Ob objavah na družbenih omrežjih podatke obdelujejo tudi upravljavci teh platform po svojih pogojih, na katere klub nima vpliva.

5.3 Elektronski podpis

Pristopna izjava vključuje elektronski podpis, ki ga oddajatelj nariše z miško ali dotikom. Podpis je shranjen kot slikovna datoteka in je del pristopne izjave. Služi kot dokaz o soglasju in sprejetju pravilnika. Shranjen je v aplikaciji in priložen PDF-u, ki ga prejme administrator kluba.

6. Finančni podatki in plačila

  • Za obračun vadnine in članarine obdelujemo ime in priimek, znesek, obdobje in podatke plačnika.
  • Podatkov o plačilnih karticah ne zbiramo in ne hranimo.
  • Finančne podatke vidita predsednik in sekretar kluba. Trener nima vpogleda v finančne podatke.
  • Pred zapadlostjo in po njej vam pošljemo samodejni opomnik po e-pošti. To je del izvajanja pogodbe oziroma zakonitega interesa kluba.
  • Izdane in prejete račune ter knjigovodske listine hranimo 10 let, kot zahteva davčna zakonodaja.
  • Zbirni podatki za poročanje financerjem se posredujejo v anonimizirani ali agregirani obliki, razen kadar razpis izrecno zahteva poimenske sezname.

7. Komu razkrivamo podatke

Podatke posredujemo le, kadar je to nujno za delovanje kluba ali kadar to zahteva zakon. Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo za tržne namene tretjih oseb.

  • Panožna zveza — registracija članov in prijave na tekmovanja.
  • Timli (DS Team, spletne storitve, Dejan Simić s.p., Slovenija) — ponudnik aplikacije, pogodbeni obdelovalec; podatke obdeluje izključno po naših navodilih.
  • Ponudnik spletnega gostovanja in strežnikov: Hosting.com, ZDA — podatki se obdelujejo na strežnikih v Združenih državah Amerike; prenos je zakonit na podlagi standardnih pogodbenih določil EU (SCC), ki jih je ponudnik sprejel.
  • Ponudnik e-poštne dostave (transakcijska e-pošta): Hosting.com (isti strežnik kot gostovanje) — ob morebitni uvedbi ločenega SMTP servisa (npr. Mailgun, Brevo) bo ta vrstica dopolnjena.
  • Ponudnik varnostnih kopij: DS Team, spletne storitve, Dejan Simić s.p., Slovenija — varnostne kopije so shranjene na strežnikih v Republiki Sloveniji znotraj EU.
  • Dobavitelj opreme: — posredujemo le podatke, nujne za izvedbo naročila.
  • Zavarovalnica — ob prijavi poškodbe ali nezgodnega zavarovanja članov.
  • Organizatorji turnirjev in prevozniki — seznami udeležencev, kadar je to nujno.
  • Občina in drugi financerji — v obsegu, ki ga zahtevajo razpisni pogoji.
  • Državni organi — kadar to zahteva zakon.

Podatki se obdelujejo znotraj Evropske unije, z izjemo spletnega gostovanja, ki poteka na strežnikih v ZDA ob ustreznih zaščitnih ukrepih (SCC), kot je navedeno zgoraj. Varnostne kopije in vsi ostali podobdelovalci delujejo znotraj EU.

8. Kako dolgo hranimo podatke

  • Podatki aktivnih članov: ves čas trajanja aktivnega članstva.
  • Po prenehanju članstva: osnovne podatke o članstvu hranimo še 2 leti (morebitna vračila, reklamacije, ponovna včlanitev), nato jih izbrišemo ali anonimiziramo.
  • Pristopne izjave, soglasja in PDF kopije: 5 let po prenehanju članstva — dokazovanje pravne podlage obdelave.
  • Fotografije članov (registracijske): do prenehanja članstva; portretne fotografije ob prenehanju izbrišemo.
  • Fotografije in videoposnetki (javna objava): do preklica privolitve; posnetki z zgodovinsko vrednostjo se lahko hranijo v klubskem arhivu.
  • Elektronski podpisi (pristopne izjave): skupaj s pristopno izjavo, 5 let po prenehanju članstva.
  • Finančne listine in računi: 10 let (davčna zakonodaja — tega roka ne moremo skrajšati niti na zahtevo).
  • Zapisniki sej in odločitve organov društva: trajno, kot del arhiva društva.
  • Sistemski dnevniki (samodejni zapisi dostopov in napak): 12 mesecev.
  • Kontaktni obrazci in povpraševanja: 12 mesecev.
  • Varnostne kopije: dnevne varnostne kopije, hranjene 30 dni; starejše se samodejno prepišejo.

9. Varnost podatkov

  • Dostop do aplikacije zahteva uporabniško ime in geslo; gesla so shranjena v šifrirani obliki (nikoli v obliki čistega besedila).
  • Komunikacija s spletno stranjo in aplikacijo je šifrirana (HTTPS/TLS).
  • Pravice so strogo razdeljene po vlogah: Predsednik (celoten pregled), Sekretar (operativa in finance), Vodja mladinskega pogona (mladinski pogon), Trener (samo svoje selekcije), Starš (samo svoji otroci).
  • Trener ne vidi finančnih podatkov.
  • Osebe z dostopom do podatkov so zavezane k varovanju zaupnosti.
  • Redno posodabljamo programsko opremo in odpravljamo varnostne ranljivosti.
  • Beležimo dostope in spremembe v sistemu.
  • Redno izdelujemo varnostne kopije in preverjamo možnost obnovitve.

10. Vaše pravice

V zvezi s svojimi podatki — oziroma s podatki svojega otroka, če ste starš ali skrbnik — imate naslednje pravice:

  • Dostop: izvedeti, katere podatke o vas obdelujemo, in prejeti njihovo kopijo.
  • Popravek: zahtevati popravek netočnih ali dopolnitev nepopolnih podatkov.
  • Izbris: zahtevati izbris, kadar za hrambo nimamo druge pravne podlage (npr. zakonska obveznost hrambe računov nas zavezuje ne glede na vašo zahtevo).
  • Omejitev obdelave v primerih iz 18. člena GDPR.
  • Prenosljivost: prejeti podatke v strukturirani, splošno uporabljani strojno berljivi obliki.
  • Ugovor obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu, in obdelavi za neposredno trženje.
  • Preklic privolitve kadar koli, brez vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.

Zahtevo pošljite na info@nk-hrastnik.si ali po pošti na naslov kluba. Odgovorili vam bomo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu. Za zaščito vaših podatkov bomo pred izvedbo zahteve preverili vašo identiteto.

Pravica do pritožbe

Če menite, da s podatki ravnamo nezakonito, se lahko pritožite pri nadzornem organu:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana
gp.ip@ip-rs.si  |  01 230 97 30  |  www.ip-rs.si

11. Piškotki

Spletna stran uporablja nujne piškotke za delovanje in prijavo v članski del ter, ob vaši privolitvi, analitične piškotke za merjenje obiska. Privolitev lahko kadar koli spremenite prek nastavitev piškotkov na dnu strani. Podrobnosti so v ločenem dokumentu Politika piškotkov.

12. Kršitve varstva osebnih podatkov

Ob sumu na kršitev varnosti osebnih podatkov ukrepamo takoj. Kadar nas o kršitvi obvesti Timli (naš pogodbeni obdelovalec), jo brez nepotrebnega odlašanja ocenimo in — kadar je to zahtevano — v 72 urah prijavimo Informacijskemu pooblaščencu ter obvestimo prizadete posameznike.

13. Spremembe politike

To politiko lahko posodobimo zaradi sprememb zakonodaje, delovanja aplikacije ali klubske prakse. Vsakokrat veljavna različica je objavljena na tej strani, datum posodobitve je naveden na vrhu. O bistvenih spremembah člane in starše obvestimo po e-pošti ali prek obvestil v aplikaciji.

14. Kontakt

Za vsa vprašanja o tej politiki ali o obdelavi vaših osebnih podatkov nam pišite na info@nk-hrastnik.si ali pokličite na 031 340 146.